業務システムについて

業務システムとは？

業務システムとは、平たくいえば、特定の業務を、デジタル上で操作・管理できるシステムです。

市場には、あらゆる業態や業務内容に対応した業務システムがありますが、ここでは、業務システムに広く見られる共通項としてご紹介します。

 

【最初に】業務システム導入時は、目的を明確化することが重要

業務システムを導入する際に、システム導入によって何を成し遂げたいかという「目的」を明確化することが重要です。

システムはミスやロス、コストの削減などさまざまなことが可能ですが、予算や納期などの関係もあり、できることには制限があります。

そこで目的を定めた上で、それをどういった範囲で実現したいかを決定すると良いでしょう。

導入後、社内の誰がどのように使うかもはっきりさせる必要があります。

システムの内容自体を突き詰めることも大事ですが、それを自社に導入した後、どのように自分達でそれを運用していくかが鍵になるからです。

 

業務システム活用のメリット

業務システムを活用することによる具体的なメリットを紹介します。

 

・業務効率＆生産性の向上

システム導入のメリットとして第一に挙げられるのは業務の効率化です。

業務システムの特徴としてよく挙げられることとして、「情報の一元化」があります。

企業の業務の中でもいかに情報の共有を正確かつスピーディーに行うかは非常に重要なことは疑いようがないでしょう。

しかし、組織の構造上そういった情報の共有が難しい場面は多々あります。

例えば営業担当者が顧客から商品の納期について尋ねられたとして、即座に対応するためには在庫の有無や製造の進捗状況が正確かつすぐに把握できる必要があります。

従来であればこういった情報の共有は部署同士での電話やメールによって行われていました。

しかしこれでは連絡を取る手間がかかってしまいます。

そこでシステムを導入すれば、部署に関わりなく社内の誰でも自社の「モノ」と「カネ」の流れをリアルタイムで把握することができます。

このようにシステム導入によってそれまで多くの時間を割いていた情報の共有が非常に簡単になり、業務の効率化を図れるのです。

 

・ミス＆ロスの削減

企業にとってミスは企業の信用にも関わる重要事項です。

例えば、飲食業や医療業界では小さなミスが人の人命や健康に関わる場合もあり、この点をいかに削減できるかは、経営上非常にプライオリティーが高いと言えます。

従来の業務管理の現場においては属人的かつ原始的な方法が採られる場面も多くありました。

例えば、ある会社では顧客からの受注を営業担当が手書きで伝票に記入し、それを自社に持ち帰って、事務員が改めてそれをパソコンに記入していました。

これでは同じ情報を別の人物が２回に記入しており非効率的です。

また伝言ゲームのように、転記の回数が増えればそれだけミスが起こる可能性が増えます。

そもそも膨大な量の情報を事務員が手作業で入力すればヒューマンエラーは避けられません。

そこで業務システムがあれば、情報のインポート・エクスポートの回数を減らすことができるため、結果的にミスや時間のロスを減らすことが可能になるのです。

 

・コストの削減

すでにメリットとして挙げたように、業務システムの導入は業務の効率化を可能にします。

それまで何日もかかっていたような集計業務がいらなくなったり、二度手間だった請求内容の入力が一度で済むようになったりします。

このように業務の効率化がなされれば、その分少ない社員で情報管理ができるので、これは結果的に人件費の削減につながります。

また従来紙ベースで行われていた情報の管理、共有が業務システムを導入しクラウド上などでできるようになる結果、ペーパーレス化によって経費の削減も行えます。

また後述するデータ分析が行えれば需要の予測なども可能になります。

それによって無駄に在庫を抱え込む、余剰在庫や滞留在庫の問題を未然に防ぐことが可能になり、コストの削減を達成できます。

このように業務システムの導入はさまざまな形で会社のランニングコストを抑えられるというメリットがあると言えます。

 

・現状分析に活用

業務システムのメリットは業務の効率化や経費削減にとどまりません。

業務システムによって社内のさまざまな情報の集積ができるわけですから、当然その膨大な情報をもとにさまざまな分析が行えます。

つまりシステムの導入は単なる業務の効率化を超えて、経営判断のリソースにもなり得るのです。

例えば飲食店において業務システムを利用し、過去の販売実績のデータ、季節や天気、市場の状況なども加味して必要な在庫数の予測を行ったとします。

その日の予測に応じて商品を仕入れることができるため、適正在庫を維持しやすくなります。

飲食業界においては食材の期限もあり、いかに無駄のない在庫を維持し続けるかが重要になります。

予測できることにより、食品のロスも防げますが、仕入れの金額も抑えられるという意味で非常に有用性が高いと言えます。

実際に某大手回転寿司チェーンでもこのような需要予測が行われるようになるなど、今後は情報の管理に加えてこういった「情報の活用」の重要性も上がっていくでしょう。

 

業務システム活用のデメリット（留意点）

もちろん、メリットだけではない点に注意が必要です。

以下の点に気を付けて業務システムを導入しないと、成功しづらい可能性があります。

 

・現状課題の洗い出しが必要

ステムに搭載されている機能は限定的のため、導入によって困りごとを即解決できるとは限りません。

企業ごとに改善したい課題はさまざまなはずですので、どのシステムを導入すればよいか、現状の課題を洗い出すひと手間は必要不可欠です。

 

・一時的にシステム停止のリスクがある

とくにシステムをカスタマイズ開発（後述）、リリース直後に起こりやすい事象です。

システムバグが発生、最悪システムが停止した場合、原因特定～修正までシステムを利用することができずロスタイムとなります。

また、バグが発生しないよう定期的にシステムメンテナンスも行う必要があるため、その間もシステムを触ることはできません。

基幹システムとの違い どちらも、大枠は「各事業や業務を円滑に進めるためのシステム」ですが、システム停止時に与える事業・業務への影響度で、違いが分かれます。

停止時、即座に経営が困難となるほど重要度が高ければ「基幹システム」として扱われるのが一般的ですが、判別の粒度・基準は、企業ごとによって左右されます。

 

・Tips：混同されやすい「ERP」

システムのジャンルとして認識されがちな「ERP」。

ですが、本来の意味は「企業資源計画」であり、社内資産（ヒト・モノ・カネ・資産）を適切に管理し、経営価値を高めるための「考え方」を指す言葉でした。

基幹システムが主に「情報管理・効率化」を図るためのシステムであるのに対し、「ERP」はリソース把握、戦略立案などの経営判断に活用され、経営基盤を強化するための役割を担っています。